海外クライアントとのビデオ会議（Zoom・Google Meet・Teams）を成功させるには、英語力だけでなく入念な事前準備が必要です。準備が整っていれば、英語が完璧でなくても自信を持って会議に臨めます。この記事では、英語ミーティングの準備から会議中の対応まで解説します。
会議前の準備チェックリスト
- アジェンダ（議題）を事前にクライアントと共有する
- 話す内容の主要ポイントを英語でメモしておく
- 技術用語・専門用語を英語で確認しておく
- マイク・カメラ・インターネット接続のテストをする
- 背景を整える（バーチャル背景またはきれいな部屋）
- タイムゾーンの確認（自分と相手の現地時間）
アジェンダを送る英語メール
「Hi [Name], looking forward to our call on [date/time]. Here’s a brief agenda for our discussion: (1) Project status update, (2) Review of deliverables, (3) Next steps and timeline. Please let me know if you’d like to add anything. See you then!」
会議開始時の定番フレーズ
- 「Can everyone hear me okay?」（聞こえていますか）
- 「Let me share my screen.」（画面を共有します）
- 「Shall we get started?」（始めましょうか）
- 「Just to confirm, we have about [X] minutes today, right?」（時間の確認）
会議中に使える重要フレーズ
聞き返す・確認する
- 「Could you repeat that? There was a bit of a delay.」（通信の遅延を理由に聞き返す）
- 「Just to clarify — are you saying that [paraphrase]?」
- 「Could you speak a little slower? I want to make sure I catch everything.」
自分の意見を述べる
- 「From my perspective, [opinion].」
- 「I’d like to suggest that we [idea].」
- 「One concern I have is [issue]. Could we discuss that?」
会議の終わり方
- 「Let me summarize what we’ve agreed on today.」（合意事項のまとめ）
- 「So the next steps are: [list]. Does that sound right?」
- 「I’ll send a follow-up email with the action items.」（議事録・アクションアイテムの送付を約束）
- 「Thanks so much for your time. Talk soon!」
会議後のフォローアップメール
会議後24時間以内に議事録メールを送ることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。「Hi [Name], thanks for the call today! Here’s a summary of what we discussed: [summary]. Action items: [list with owners and deadlines]. Please let me know if I missed anything.」
まとめ
英語ミーティングの成功は準備で決まります。アジェンダの共有、主要フレーズの暗記、技術チェック、会議後のフォローアップメールという流れを習慣にすることで、英語での会議に自信を持って臨めるようになります。
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